La normativa exige registros inmodificables y trazables
Un sistema digital de registro horario asegura datos fiables y auditables.
Desde 2019, todas las empresas en España deben llevar un registro diario de la jornada de sus empleados (Real Decreto-ley 8/2019). La ley busca garantizar que estos registros sean objetivos y no manipulables. De hecho, la guía oficial del Ministerio de Trabajo especifica que el sistema de registro debe proporcionar información “fiable, inmodificable y no manipulable a posteriori”, y asegurar “la trazabilidad y rastreo fidedigno e invariable de la jornada diaria una vez registrada”. En otras palabras, una vez que un empleado ficha su entrada o salida, ese dato no puede ser alterado libremente como si nada hubiera pasado. Cualquier intento de modificar un fichaje de manera encubierta se consideraría una manipulación del registro horario, algo prohibido por la normativa.
El objetivo de estas exigencias es evitar fraudes y falsificaciones en los horarios de trabajo. Por ejemplo, la Inspección de Trabajo verifica la integridad del registro comparando las horas fichadas con la realidad, y espera que no haya modificaciones sin trazabilidad. Toda alteración debe dejar marca (quién la hizo, en qué momento y con qué motivo). Un registro horario confiable debe ser inalterable, es decir, no se puede editar un fichaje sin quedar rastro. Si la empresa alterara unilateralmente las horas trabajadas (por ejemplo, para eliminar horas extra), estaría incumpliendo la ley y se expondría a sanciones severas. Las multas por falsear o manipular el registro horario pueden llegar hasta los 7.500 € en los casos más graves.
Corrección de fichajes: solo con solicitud del trabajador
Ahora bien, lo anterior no significa que nunca se pueda corregir un error en los fichajes. La normativa distingue entre una alteración fraudulenta y una rectificación justificada. Si un empleado comete un error o un olvido al fichar (por ejemplo, se olvidó fichar la salida, marcó la hora incorrecta, etc.), es posible corregir ese registro de manera legal, siempre que se haga con las debidas garantías. La clave es que la empresa no puede modificar el registro por su cuenta sin más, debe mediar el consentimiento o la solicitud del trabajador.
De hecho, la nueva legislación sobre registro digital refuerza este aspecto: establece la imposibilidad de modificar los registros sin el consentimiento del trabajador. En la práctica, si un empleado olvida fichar o se equivoca, la empresa deberá contar con su validación antes de realizar cualquier cambio en el registro. Esta medida pretende evitar alteraciones unilaterales de la jornada laboral y reforzar la seguridad jurídica de ambas partes. En otras palabras, solo se pueden hacer cambios en un fichaje a petición del empleado, nunca por iniciativa exclusiva de la empresa.
¿Cómo proceder entonces ante un error en el fichaje? Lo recomendable es que el trabajador comunique por escrito (por ejemplo, mediante un formulario interno o una funcionalidad de la aplicación de fichaje) la incidencia y solicite la corrección. La solicitud debe quedar registrada – idealmente con firma o confirmación del empleado – para dejar constancia de que el cambio está justificado y autorizado por él. A partir de ahí, un responsable autorizado (ej. un administrador o gerente) puede editar el registro erróneo, introduciendo la corrección necesaria en el sistema. Importante: dicha modificación debe quedar auditada en el sistema de registro horario. Esto implica que el software debe guardar un historial de cambios, indicando quién realizó la corrección, en qué fecha y hora, y el motivo o comentario asociado (por ejemplo: “corrección solicitada por trabajador por olvido de fichar la salida”). De esta forma, ante cualquier inspección o consulta futura, se podrá demostrar que el ajuste fue legítimo y no un intento de manipulación irregular.
En resumen, sí es posible modificar un fichaje en caso de error, siempre y cuando:
- Sea el trabajador quien solicite la corrección (por escrito o a través del sistema), acreditando el motivo.
- La empresa nunca altere datos por iniciativa propia ni sin notificar al empleado.
- El sistema de registro deje rastro de la modificación, guardando quién hizo el cambio, cuándo y por qué.
Cumpliendo estos requisitos, la corrección de un fichaje erróneo es totalmente legal. Lo que no se permite es borrar u ocultar registros a espaldas del trabajador. De hecho, al empleado siempre le asiste el derecho de acceder a sus registros y verificar sus horas, por lo que cualquier cambio indebido podría ser detectado y sancionado.
Timenet y la trazabilidad en las modificaciones de fichajes
Los sistemas digitales de control horario modernos, como Timenet, ya incorporan funcionalidades para manejar estas situaciones de forma segura y conforme a la ley. Timenet, por ejemplo, cumple con la normativa vigente de registro de jornada (Real Decreto-ley 8/2019) y ofrece un módulo específico de gestión de incidencias en los marcajes. Esto significa que si un trabajador olvida fichar o se equivoca, puede reportar la incidencia a través de la misma aplicación. Con el módulo avanzado de Timenet, los propios trabajadores pueden proponer correcciones a las incidencias en el registro, de modo que el administrador solo tiene que aceptarlas o rechazarlas. Esta función agiliza enormemente el proceso de corrección y evita malentendidos o conflictos con los empleados. Al involucrar al trabajador en la rectificación de su registro, se fomenta la transparencia y la confianza en el sistema de control horario.
Cuando el administrador aprueba una corrección en Timenet, el cambio queda registrado automáticamente. El sistema guarda la trazabilidad completa de la modificación: qué supervisor la realizó, en qué momento y qué ajuste se hizo en la hora de entrada/salida. Además, suele requerirse indicar un motivo de la corrección (por ejemplo: “incidencia por olvido de fichaje aprobada”). Toda esta información queda reflejada en los informes que genera Timenet para la empresa, por lo que ante una inspección es posible demostrar que los registros son fidedignos. En ningún caso la empresa podría alterar un fichaje en Timenet sin que quede constancia, ya que el sistema está diseñado para garantizar un registro horario seguro, con trazabilidad y sin manipulaciones.
En conclusión, la legislación de registro horario no prohíbe corregir un fichaje erróneo, pero exige que cualquier modificación sea justificada, transparente y bilateral. La empresa no puede cambiar los registros a su antojo; solo puede hacerlo si el empleado lo solicita y dejando un rastro auditable de ese cambio. Gracias a herramientas digitales como Timenet, cumplir con este requisito es sencillo: el trabajador puede comunicar su incidencia y el sistema registra la corrección de forma automática y conforme a la ley. De esta manera, se corrigen los errores humanos inevitables (olvidos, fichajes mal marcados, etc.) sin violar la normativa, asegurando tanto la exactitud de los datos como la tranquilidad jurídica de empresa y empleados.