Para ayudar a las pequeñas y medianas empresas (pymes) con varios puntos de trabajo (por ejemplo, una oficina central y una red de tiendas), a continuación explicamos tres pasos clave para asegurar que el registro de fichajes esté correctamente configurado y accesible. Así cumplirás la normativa laboral con tranquilidad y evitarás sanciones.
Paso 1: Configura tus centros de trabajo en el sistema de registro horario Timenet
El primer paso es identificar y configurar todos los centros de trabajo de tu empresa en nuestro sistema de registro horario digital. Esto implica dar de alta cada sucursal, delegación o tienda como centro diferenciado dentro de la aplicación de control horario. De esta forma, los datos de fichaje de los empleados quedarán asociados al centro correspondiente, lo que facilitará extraer informes específicos por ubicación.
En el caso de Timenet, esta tarea es sencilla. Puedes definir múltiples centros de trabajo en la misma empresa, asignando cada trabajador a su centro. Esto te permitirá tener un registro claro de qué horas corresponde a cada sede o sucursal. Cuando el Inspector de Trabajo visite una tienda concreta, podrás acceder sólo a los registros de ese establecimiento, sin confusión con el resto.
Beneficio: una configuración multicentro te asegura que el registro de jornada de cada punto de trabajo está ordenado y listo para ser consultado de forma individualizada. Esto agiliza las inspecciones y demuestra transparencia y rigor en el control horario de todos tus centros.
Paso 2: Crea usuarios administradores secundarios para cada sucursal
Una vez definidos los centros, el siguiente paso es habilitar a usuarios secundarios (administradores locales) encargados de la gestión del registro horario en cada sucursal. Es decir, designa a una persona responsable en cada centro (por ejemplo, el jefe de tienda o encargado) y créale un usuario propio en el sistema de fichaje con permisos adecuados.
Esta acción es crucial para que cada centro pueda acceder directamente a su información de registro horario. Con un usuario administrador secundario, el responsable local podrá ver y gestionar sólo los datos de su centro. En caso de que se presente un inspector, no será necesario depender de la central: el propio encargado de la sucursal podrá mostrar las horas de entrada y salida de los trabajadores de su centro al momento, cumpliendo así el requerimiento de acceso inmediato a los registros.
En Timenet, la creación de usuarios secundarios es muy fácil y rápida. Simplemente debes navegar en el apartado de administración de usuarios y añadir un nuevo usuario indicando el rol (administrador de centro) y la sucursal asignada. Una vez creado, comprueba que este usuario ve únicamente a los empleados y registros de su ubicación. De esta forma garantizas la confidencialidad y la eficiencia, ya que cada gestor local dispone sólo de la información que le corresponde.
Paso 3: Asegura el acceso inmediato y la correcta presentación de los registros
Por último, es importante verificar que todos los registros horarios estén accesibles de forma inmediata en cada centro de trabajo y que puedan presentarse correctamente ante una inspección. Aquí tienes algunos consejos para este paso final:
- Prueba de acceso in situ: Simula una situación de inspección en cada sucursal. Pide al responsable local (con su usuario secundario) que acceda a Timenet y muestre el informe de registro de la jornada del mes en curso. Asegúrate de que el procedimiento se pueda realizar en pocos minutos y sin inconvenientes. Recuerda que la normativa exige disponibilidad instantánea de los datos, sin esperas.
- Disponibilidad de dispositivos: Garantiza que cada centro disponga de un dispositivo con conexión a Internet (ordenador, tableta o móvil) donde pueda accederse a la aplicación de control horario. Alternativamente, ten a mano informes impresos recientes si tu empresa prefiere una copia en papel por emergencias. El objetivo es que, pase lo que pase, el inspector pueda consultar los registros allí mismo en el centro sin dilaciones.
- Formación del personal: Forma a los encargados de cada punto de trabajo en el manejo básico del sistema de registro horario. Tienen que saber generar informes de jornada y entender qué se muestra (horas de inicio y final de cada jornada diaria, pausas, horas extras, etc.). Un responsable bien formado podrá responder con seguridad a las preguntas del inspector y demostrar el cumplimiento de la normativa. Esto incluye mostrar que conserva los registros durante al menos 4 años, tal y como exige la ley, y que éstos están bien custodiados en el centro de trabajo o accesibles digitalmente desde éste.
Siguiendo estos pasos, estarás listo para cualquier inspección de trabajo en cualquiera de tus centros. Mostrarás profesionalidad y una gestión diligente, lo que no sólo evita sanciones, sino que también da confianza a tus empleados y mejora la imagen de tu empresa.
Conclusión: cumplir la ley en todos los centros es fácil con las herramientas adecuadas
En resumen, tener el registro horario bien configurado en múltiples sucursales es hoy una obligación ineludible para las empresas. Adoptando un sistema digital fiable y siguiendo los pasos descritos (configurar los centros, crear usuarios para cada punto y asegurar el acceso inmediato), las pymes pueden garantizar el cumplimiento de la normativa laboral vigente en materia de control horario. Esto las protege de multas costosas y les permite centrarse en el negocio con la tranquilidad de estar al día en requerimientos legales.
Con herramientas como Timenet, este proceso resulta ágil y sencillo. Nuestra aplicación de control horario online permite gestionar varios centros de trabajo dentro de una misma plataforma, creando usuarios administradores para cada uno y generando informes al momento. Además, el equipo de soporte técnico de Timenet está a disposición para ayudarte en todo lo necesario, desde la activación de usuarios secundarios hasta la generación de informes oficiales.
Prepararte ahora te ahorrará problemas en el futuro. Las autoridades están intensificando la vigilancia del registro de la jornada laboral, indicando que las exigencias serán aún mayores con la inminente obligatoriedad del registro digital al 100%. Por eso, invertir tiempo en configurar correctamente el sistema de fichaje en todos tus centros de trabajo es la clave para evitar sanciones y garantizar una gestión laboral responsable. Con Timenet, cumplir la ley y afrontar una inspección de trabajo en cualquier sucursal dejará de ser un motivo de preocupación y se convertirá en un trámite rápido y bajo control.
Cuida el registro horario de tu empresa en cada centro y cuida al mismo tiempo tu negocio. Cumpliendo estos tres pasos, estarás preparado para demostrar la transparencia de tu gestión del tiempo de trabajo, donde sea necesario y cuando sea necesario, sin improvisaciones ni riesgos. Así, tu pyme podrá seguir creciendo con la seguridad de tener los deberes legales realizados y la confianza de estar siempre listo para cualquier inspección.