Por este motivo, digitalizar el registro de jornada laboral con una solución como Timenet permite a las empresas pasar del simple fichaje a una gestión centralizada de la información relacionada con las jornadas de sus trabajadores.
¿Qué significa cumplir con el registro horario?
Para cumplir con el registro horario, la empresa debe llevar un registro diario de la jornada de sus trabajadores que incluya, como mínimo, la hora concreta de inicio y finalización.
Además, los registros de jornada deben conservarse durante cuatro años y permanecer a disposición de los trabajadores, sus representantes legales y la Inspección de Trabajo y Seguridad Social.
Esto implica que no basta con disponer de algún documento donde aparezcan unas horas. La empresa debe poder localizar y presentar la información correspondiente cuando sea requerida.
¿Cómo demostrar que se está registrando correctamente la jornada?
Una empresa debería poder responder rápidamente a preguntas como: ¿a qué hora comenzó y terminó su jornada un determinado trabajador?, ¿qué ocurrió un día concreto?, ¿existen incidencias en sus marcajes?, ¿se pueden consultar registros anteriores?
Aquí es donde los sistemas digitales ofrecen una ventaja importante frente a métodos manuales o información distribuida entre diferentes archivos.
Con Timenet, los marcajes se centralizan en un único sistema, facilitando su consulta y permitiendo generar informes de las jornadas registradas.
¿Qué pueden revisar en una auditoría laboral?
Durante una auditoría laboral o ante un requerimiento de la Inspección de Trabajo, el registro de jornada puede ser uno de los elementos utilizados para comprobar que la empresa gestiona adecuadamente los horarios de sus empleados.
Entre otros aspectos, puede resultar necesario acreditar:
- Los registros diarios de entrada y salida.
- Las horas efectivamente trabajadas.
- La existencia de jornadas completas y coherentes.
- Las posibles horas extraordinarias.
- Las incidencias relacionadas con los marcajes.
- La conservación de registros anteriores.
- La disponibilidad de la información solicitada.
Cuanto más organizada esté esta información, más sencillo será para la empresa demostrar cómo está gestionando el registro de jornada laboral.
El problema de depender de Excel, papel o registros dispersos
Una empresa puede pensar que está preparada porque sus trabajadores apuntan diariamente sus horarios. El problema aparece cuando necesita recuperar meses o años de información y los registros están repartidos entre hojas de cálculo, documentos, correos electrónicos o archivos en papel.
Además del tiempo necesario para localizar los datos, los procesos manuales aumentan el riesgo de errores, pérdidas de información o registros incompletos.
Un sistema digital específico permite centralizar el proceso y facilita el acceso al histórico de jornadas.
Timenet ayuda a demostrar el cumplimiento del registro horario
Timenet es una solución de registro de jornada laboral diseñada para adaptarse a diferentes tipos de empresas y formas de trabajar.
Los empleados pueden realizar sus marcajes desde ordenador, móvil o tablet, tanto si trabajan presencialmente como en remoto o en movilidad.
Para la empresa, esto supone disponer de la información centralizada y poder consultar los registros e informes cuando sea necesario. También permite gestionar otros aspectos relacionados con la jornada, como vacaciones, ausencias e incidencias.
Timenet ofrece, además, una solución que no necesita sistemas biométricos para realizar el registro horario.
No esperes a una inspección para comprobar tus registros
Una buena práctica consiste en revisar periódicamente la información y comprobar que los trabajadores están realizando correctamente sus marcajes. Detectar jornadas incompletas o incidencias con antelación permite gestionarlas antes de que se conviertan en un problema.
Por tanto, cumplir con el registro horario debe entenderse como un proceso continuo: registrar, supervisar, conservar y poder consultar la información.
Digitalizar este proceso permite reducir tareas administrativas y proporciona a la empresa una visión mucho más clara de las jornadas realizadas.
Prepárate con Timenet
Si mañana tu empresa tuviera que aportar los registros horarios de sus trabajadores, ¿podrías localizarlos y presentarlos fácilmente?
Con Timenet puedes centralizar el registro de jornada laboral, disponer del histórico de marcajes y acceder a la información necesaria para afrontar con mayor tranquilidad una inspección o auditoría laboral.